REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONGRESIE RETAIL TRENDS



Niniejszy Regulamin określa ogólne zasady organizacji i uczestnictwa w KONGRESIE RETAIL TRENDS 2023 odbywającym się stacjonarnie w dniu 18 czerwca 2024. Przed złożeniem zamówienia należy uważnie przeczytać poniższy Regulamin. Rozpoczynając korzystanie z Usługi Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu, rozumie i akceptuje jego treść i zobowiązuje się do jej przestrzegania.

§ 1. Definicje
Na potrzeby niniejszego Regulaminu:
• Kongres – RETAIL TRENDS 2024
• Organizator – Wydawnictwo Gospodarcze Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Postępu 18b, 02-676 Warszawa, KRS 0000079655, NIP: 525-22-27-438, REGON: 017462693.
• Uczestnik – podmiot biorący udział w Kongresie, taki jak wystawcy, producenci, dostawcy usług, sieci handlowe i hurtownie, partnerzy, prelegenci i uczestnicy VIP.
• Producent – osoba fizyczna uczestnicząca w Kongresie, reprezentująca producenta, dystrybutora, importera, dostawcę dóbr lub usług dla branży lub inny podmiot z branży FMCG,
• Wystawca – podmiot organizujący stanowisko firmowe w ramach Kongresu, a także przedstawiciele i personel tego podmiotu,
• Partner – sponsor Kongresu,
• Prelegent – osoba fizyczna prowadząca prelekcję, wykład, prezentację lub inne spotkanie w ramach Kongresu,
• Uczestnik nieodpłatny – osoby uczestniczące w Kongresie nieodpłatnie na zaproszenie Organizatora, m.in. Prelegenci, przedstawiciele handlu.
• Formularz zgłoszeniowy – internetowy formularz rejestracji Uczestników w Kongresie.
• Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy
• Ustawa – ustawa o ochronie danych osobowych, z dnia 10 maja 2018 r.
• RODO – Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L z 2016 r. nr 119/1).

§ 2. Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie

  1. Uczestnik może wyrazić chęć wzięcia udziału w kongresie za pomocą Formularza zgłoszeniowego umieszczonego na stronie internetowej www.retailtrends.pl W celu zgłoszenia uczestnictwa należy podać wymagane dane osobowe i kontaktowe Uczestnika oraz dane branżowe i biznesowe.
  2. Przed zgłoszeniem uczestnictwa w Kongresie należy zapoznać się z Regulaminem i potwierdzić jego akceptację.
  3. Formularz zgłoszeniowy dotyczy zgłoszenia udziału jednej osoby.
  4. Osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że posiada stosowne pełnomocnictwo do działania w imieniu i na rzecz podmiotu, w imieniu którego występuje, w szczególności do zawarcia umowy z Organizatorem.
  5. Producent podpisujący formularz zgłoszeniowy ma możliwość złożenia oświadczeń o wyrażeniu zgód na prowadzenie marketingu bezpośredniego produktów i usług Organizatora i jego partnerów biznesowych, otrzymywanie drogą elektroniczną informacji handlowych od Organizatora i jego partnerów biznesowych, a także na udostępnienie danych osobowych do partnerów biznesowych. Wyrażenie zgód jest dobrowolne i nie warunkuje realizacji złożonego zamówienia.
  6. Po przesłaniu formularza zgłoszeniowego na podany adres poczty elektronicznej zostanie wysłane potwierdzenie zapisu na Kongres.
  7. Z chwilą wysłania wypełnionego formularza zgłoszeniowego do Organizatora dochodzi do zawarcia wiążącej umowy Uczestnika z Organizatorem o uczestnictwo w Kongresie co jest równoznaczne z obowiązkiem zapłaty. Umowa z Partnerami, Wystawcami, Prelegentami i innymi szczególnymi kategoriami Uczestników może być zawierana w innej uzgodnionej między stronami formie.
  8. W wypadku nieprawidłowych lub niekompletnych danych podanych w formularzu zgłoszeniowym, Organizator skontaktuje się z Uczestnikiem w celu ich uzupełnienia. Nieuzupełnienie danych w terminie 7 dni od wezwania do uzupełnienia, uprawnia Organizatora do nierozpatrzenia formularza zgłoszeniowego lub odstąpienia od umowy.
  9. Zmiana zgłoszonego Uczestnika możliwa jest wyłącznie po uzgodnieniu z Organizatorem.
  10. Rezygnację z udziału należy przesyłać e‑mailem na adres: kontakt@retailtrends.pl O dacie rezygnacji decyduje data doręczenia informacji.

§ 3. Cena i płatność za udział w Kongresie

  1. Cena biletu Standard obejmuje całodzienny udział w Kongresie’ usługę tłumaczenia wykładów (tłumaczenie symultaniczne) możliwość zwiedzania strefy targowej oraz całodniowy catering. Uczestnikom przysługuje prawo do otrzymania materiałów konferencyjnych.
  2. Cena biletu VIP obejmuje całodzienny udział w Kongresie usługę tłumaczenia wykładów (tłumaczenie symultaniczne) możliwość zwiedzania strefy targowej, całodniowy catering oraz udział w kolacji VIP oraz Gali rozdania nagród konkursów „Market Roku” i “Retail Business Awards”. Uczestnikom przysługuje prawo do otrzymania materiałów konferencyjnych.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia zgłoszenia uczestnictwa bez podania przyczyny.
  4. Proforma Faktura jest wystawiana i wysyłana w formie elektronicznej po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego. Faktura rozliczeniowa będzie wystawiona po zaksięgowaniu wpłaty na koncie Organizatora.
  5. Wpłaty należy dokonać w terminie 7 dni od momentu wysłania zgłoszenia, ale nie później niż do dnia 11.06.2024 na konto: Wydawnictwo Gospodarcze, ul. Postępu 18b, 02-676 Warszawa, 28 1240 1037 1111 0010 5236 9572. Jako tytuł przelewu prosimy podać „RETAIL TRENDS 2024” oraz numer faktury.
  6. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału.
  7. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w terminie do 31.03.2024 r. Producent zobowiązuje się do pokrycia opłaty w wysokości 20% wartości udziału w Kongresie. W przypadku rezygnacji przez Producenta z uczestnictwa w Kongresie po 30.04.2024 r. wysokość opłaty jest równa 100% opłaty za udział.
  8. Nieobecność Producenta na Kongresie bez wcześniejszego zgłoszenia Organizatorowi, powoduje obciążenie Producenta pełnymi kosztami udziału.
  9. Udział w Kongresie w charakterze uczestnika bezpłatnego (w tym dla przedstawicieli sieci handlowych, hurtowni) jest bezpłatny pod warunkiem wyrażenia zgód marketingowych. Warunkiem bezpłatnego uczestnictwa w Kongresie jest wyrażenie wszystkich zgód marketingowych zaznaczonych jako wymaganych w formularzu rejestracyjnym. W przypadku odmowy wyrażenia zgód Uczestnik jest zobowiązany do poniesienia opłaty za uczestnictwo w Kongresie. Koszt udziału w przypadku odmowy wrażenia zgód marketingowych naliczany jest według cen kart wstępu dla producentów, dystrybutorów i dostawców usług, przedstawionego w § 3 Regulaminu. W tym wypadku należy zaznaczyć odpowiednie oświadczenie w formularzu.

§ 4. Realizacja usługi i zasady uczestnictwa w Kongresie w formie stacjonarnej

  1. Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu opłaty Uczestnik otrzyma potwierdzenie udziału w Kongresie na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym.
  2. Uczestnik zobowiązuje się do uczestniczenia w Kongresie zgodnie z przepisami prawa, nie naruszając praw oraz dobrego imienia osób trzecich.
  3. Uczestnik zobowiązany jest poruszać się po terenie Kongresu z identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu. Identyfikatory Uczestników, obejmujące dane takie jak: imię i nazwisko Uczestnika, jego stanowisko, nazwa reprezentowanego podmiotu, logo firmy, będą wydawana przy rejestracji na Kongres.
  4. Organizator może rejestrować, archiwizować i udostępniać przebieg Kongresu, w tym wizerunek oraz wypowiedzi Uczestników. Organizator może także rozpowszechniać wizerunek Uczestników w celach związanych z organizacją Kongresu oraz promocją Spółki i tego wydarzenia poprzez utrwalenie w formie fotografii i/lub nagrań wideo (w tym foto- i videorelacji z przebiegu Kongresu) oraz jego publikację w materiałach dotyczących organizacji i promocji Kongresu, takich jak:
    – imienne zaproszenia do udziału w Kongresie rozsyłane do uczestników,
    – mailingi, ulotki, informatory dotyczące wydarzenia,
    – strona internetowa oraz media społecznościowe Kongresu i/lub Spółki,
    – portal wiadomoscihandlowe.pl oraz czasopismo Wiadomości Handlowe.
    Wizerunek będzie wykorzystywany nieodpłatnie, bez ograniczeń, co do formy przedstawienia, ilości egzemplarzy, nośników jego użycia, miejsca i czasu publikacji, komentarza czy zestawienia z innymi wizerunkami lub materiałami. Uczestnik wyraża zgodę na powyższe działania Organizatora.
  5. Jeśli Uczestnik w czasie Kongresu ujawni informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa lub dane podlegające ochronie na podstawie odrębnych przepisów, zobowiązany jest poinformować o tym Organizatora. Do czasu podania takiej informacji Organizator jest uprawniony do podejmowania działań wskazanych w niniejszym paragrafie bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Uczestnika lub osób trzecich.
  6. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzania z ważnych powodów zmian w programie Kongresu lub warunkach jego organizacji, co nie będzie stanowiło naruszenia Regulaminu, a także możliwość odwołania  Kongresu.

§ 5 Reklamacje

  1. Uczestnik może zgłosić reklamacje związaną z realizacja usługi przez Organizatora. Reklamacja może być złożona w formie elektronicznej na adres kontakt@retailtrends.pl
  2. Osoba składająca reklamację powinna podać swoje dane, w tym dane kontaktowe oraz opis przyczyny będącego podstawą reklamacji. Reklamacje nie spełniające tych wymogów nie będą rozpatrywane.
  3. Organizator rozpatruje reklamację nie później niż w terminie 14 dni i udziela odpowiedzi na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu reklamacji.

§ 6. Własność intelektualna/Prawa autorskie

  1. Treści (prezentacje, nagrania wystąpień i prelekcji) prezentowane w ramach Platformy Online stanowią utwór w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2016 r., poz. 666 z późn. zm.), przeznaczone są do osobistego użytku Uczestnika. Uczestnicy nie ma prawa zwielokrotniania, powielania, rozpowszechniania, wprowadzania do obrotu ww. treści, ani udostępniania ich osobom trzecim.
  2. Uczestnikom nie przysługuje prawo do utrwalania w żadnej formie treści i przebiegu Kongresu bez pisemnej zgody Organizatora.
  3. Wszelkie prawa, w tym majątkowe prawa autorskie, prawa własności intelektualnej do: prezentowanych w ramach Kongresu materiałów, prezentacji, nagrań, prelekcji, nazw usług, domeny internetowej, Strony oraz zawartej na niej treści, w tym treści Webinarium oraz powiązanych materiałów, należą do Organizatora lub osób trzecich, a korzystanie z nich może następować wyłącznie za zgodą Organizatora lub osób trzecich. Uczestnik nie ma prawa zwielokrotniania, powielania, rozpowszechniania, wprowadzania do obrotu ww. treści, ani udostępniania ich osobom trzecim.

§ 7. Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych Uczestnika będącego osobą fizyczną oraz personelu i reprezentantów Uczestników w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenie o Ochronie Danych, z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) jest Organizator (dalej „Administrator”).
  2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem iod@wydawnictwogospodarcze.pl.
  3. Przetwarzanie danych osobowych będzie się odbywać w celu:
    • organizacji Kongresu – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy w przypadku stron umowy lub uzasadniony interes Administratora w pozostałych przypadkach (art. 6 ust. 1. lit. b lub lit. f RODO)
    • prowadzenia rachunkowości Administratora i rozliczeń podatkowych – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
    • prowadzenia działań marketingowych i promocji produktów i usług Administratora oraz podmiotów trzecich oraz udostępnienia danych tym podmiotom, w tym do profilowania – podstawą prawną jest wyrażona zgoda lub realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub podmiotu trzeciego (art. 6 ust. 1 a lub f RODO),
    Lista podmiotów współpracujących jest dostępna na zapytanie złożone pod adresem email: kontakt@kongresmiesny.pl, natomiast lista Partnerów Kongresu dostępna jest pod linkiem www.retailtrends.pl/partnerzy/.
    • rejestracji, przechowywania, udostępniania i rozpowszechniania przebiegu wydarzenia w formie obrazu i dźwięku, w tym także wypowiedzi i wizerunków Uczestników oraz ich przedstawicieli i personelu, a także rozpowszechniania tych materiałów – podstawą prawną jest akceptacja regulaminu oraz realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci promocji i archiwizacji (art. 6 ust. 1 b i f RODO),
    • obsługi organizacyjnej, administracyjnej, informatycznej i zabezpieczenia Kongresu, w tym kontaktowania się z Uczestnikami oraz ich przedstawicielami i personelem – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO),
    • dochodzenia i obrony przed roszczeniami oraz w celach archiwalnych – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO).
  4. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy, konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości udziału w Kongresie. Dane przedstawicieli i personelu uzyskaliśmy od Państwa pracodawców.
  5. Państwa dane osobowe mogą być wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania, w celu dopasowania przesyłanych ofert do Państwa preferencji.
  6. Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
    • w zakresie niezbędnym do realizacji umowy – przez okres jej trwania,
    • w zakresie danych rachunkowych i podatkowych – do upływu okresu przedawnienia zobowiązań skarbowych i księgowych związanych z dokumentacją rachunkową,
    • w zakresie wyrażonej zgody – do momentu jej wycofania.
    • w zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji tego interesu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.
    Po tych okresach będziemy przetwarzać dane do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z umowy lub przebiegu kontaktów służbowych.
  7. Odbiorcą danych mogą być:
    • podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, księgowe, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, agencje marketingowe, firmy cateringowe i organizujące kongres, usługi ochrony, zewnętrzni audytorzy, firmy doradcze i prawne), przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
    • niezależni zewnętrzni usługodawcy, dostawcy, partnerzy, (m.in. usług pocztowych i operacyjnych, finansowych i ubezpieczeniowych, zarządzania dokumentacją),
    • organy ścigania i organy państwowe, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
    • dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania oraz – w zakresie umowy i zgody – przenoszenia danych osobowych,
    • wycofania zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania z prawem, dokonanego przed jej wycofaniem,
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
    • wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
    W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Inspektorem Danych Osobowych za pośrednictwem adresu e-mail podanego powyżej.

§ 8. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej Organizatora w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie w dowolnej formie i na dowolnym nośniku.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Regulaminie. O treści zmian Regulaminu Organizator obwieszcza na stronie internetowej co najmniej 7 dni przed wejściem zmian w życie. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie 7 dni od opublikowania. Ponadto, Uczestnicy są informowani o każdej zmianie Regulaminu przez przesłanie informacji na adres e-mail podany w Formularzu zgłoszeniowym w terminie nie później niż na 7 dni przed dniem wejścia w życie zmiany Regulaminu. Jeżeli w terminie 7 dni od dnia doręczenia wiadomości e-mail, o której mowa w zdaniu poprzedzającym osoba nie poinformuje Organizatora o braku akceptacji zmiany Regulaminu, zostaje związana Regulaminem w nowym brzmieniu.
  3. Regulamin i stosunki umowne między Uczestnikiem a Organizatorem podlegają prawu polskiemu i zawierane są w języku polskim.
  4. W przypadku powstania sporu na gruncie zawartej umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną, strony będą dążyły do rozwiązania sprawy polubownie. Prawem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów powstałych na gruncie niniejszego Regulaminu jest prawo polskie.
Scroll to Top