REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONGRESIE RETAIL TRENDS 2023


REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONGRESIE RETAIL TRENDS 2023


Niniejszy Regulamin określa ogólne zasady organizacji i uczestnictwa w KONGRESIE RETAIL TRENDS 2023 odbywającym się stacjonarnie w dniu 25 maja 2023. Przed złożeniem zamówienia należy uważnie przeczytać poniższy Regulamin. Rozpoczynając korzystanie z Usługi Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu, rozumie i akceptuje jego treść i zobowiązuje się do jej przestrzegania.

§ 1. Definicje
Na potrzeby niniejszego Regulaminu:
• Kongres – RETAIL TRENDS 2023
• Organizator – Wydawnictwo Gospodarcze Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Postępu 18b, 02-676 Warszawa, KRS 0000079655, NIP: 525-22-27-438, REGON: 017462693.
• Uczestnik – podmiot biorący udział w Kongresie, taki jak wystawcy, producenci, dostawcy usług, sieci handlowe i hurtownie, partnerzy, prelegenci i uczestnicy VIP.
• Producent – osoba fizyczna uczestnicząca w Kongresie, reprezentująca producenta, dystrybutora, importera, dostawcę dóbr lub usług dla branży lub inny podmiot z branży FMCG,
• Wystawca – podmiot organizujący stanowisko firmowe w ramach Kongresu, a także przedstawiciele i personel tego podmiotu,
• Partner – sponsor Kongresu,
• Prelegent – osoba fizyczna prowadząca prelekcję, wykład, prezentację lub inne spotkanie w ramach Kongresu,
• Uczestnik nieodpłatny – osoby uczestniczące w Kongresie nieodpłatnie na zaproszenie Organizatora, m.in. Prelegenci, przedstawiciele handlu.
• Formularz zgłoszeniowy – internetowy formularz rejestracji Uczestników w Kongresie.
• Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy
• Ustawa – ustawa o ochronie danych osobowych, z dnia 10 maja 2018 r.
• RODO – Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L z 2016 r. nr 119/1).

§ 2. Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie

  1. Uczestnik może wyrazić chęć wzięcia udziału w kongresie za pomocą Formularza zgłoszeniowego umieszczonego na stronie internetowej www.retailtrends.pl W celu zgłoszenia uczestnictwa należy podać wymagane dane osobowe i kontaktowe Uczestnika oraz dane branżowe i biznesowe.
  2. Przed zgłoszeniem uczestnictwa w Kongresie należy zapoznać się z Regulaminem i potwierdzić jego akceptację.
  3. Formularz zgłoszeniowy dotyczy zgłoszenia udziału jednej osoby.
  4. Osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że posiada stosowne pełnomocnictwo do działania w imieniu i na rzecz podmiotu, w imieniu którego występuje, w szczególności do zawarcia umowy z Organizatorem.
  5. Producent podpisujący formularz zgłoszeniowy ma możliwość złożenia oświadczeń o wyrażeniu zgód na prowadzenie marketingu bezpośredniego produktów i usług Organizatora i jego partnerów biznesowych, otrzymywanie drogą elektroniczną informacji handlowych od Organizatora i jego partnerów biznesowych, a także na udostępnienie danych osobowych do partnerów biznesowych. Wyrażenie zgód jest dobrowolne i nie warunkuje realizacji złożonego zamówienia.
  6. Po przesłaniu formularza zgłoszeniowego na podany adres poczty elektronicznej zostanie wysłane potwierdzenie zapisu na Kongres.
  7. Z chwilą wysłania wypełnionego formularza zgłoszeniowego do Organizatora dochodzi do zawarcia wiążącej umowy Uczestnika z Organizatorem o uczestnictwo w Kongresie co jest równoznaczne z obowiązkiem zapłaty. Umowa z Partnerami, Wystawcami, Prelegentami i innymi szczególnymi kategoriami Uczestników może być zawierana w innej uzgodnionej między stronami formie.
  8. W wypadku nieprawidłowych lub niekompletnych danych podanych w formularzu zgłoszeniowym, Organizator skontaktuje się z Uczestnikiem w celu ich uzupełnienia. Nieuzupełnienie danych w terminie 7 dni od wezwania do uzupełnienia, uprawnia Organizatora do nierozpatrzenia formularza zgłoszeniowego lub odstąpienia od umowy.
  9. Zmiana zgłoszonego Uczestnika możliwa jest wyłącznie po uzgodnieniu z Organizatorem.
  10. Rezygnację z udziału należy przesyłać e‑mailem na adres: kontakt@retailtrends.pl O dacie rezygnacji decyduje data doręczenia informacji.

§ 3. Cena i płatność za udział w Kongresie

  1. Cena biletu Standard obejmuje całodzienny udział w Kongresie’ usługę tłumaczenia wykładów (tłumaczenie symultaniczne) możliwość zwiedzania strefy targowej oraz całodniowy catering. Uczestnikom przysługuje prawo do otrzymania materiałów konferencyjnych.
  2. Cena biletu VIP obejmuje całodzienny udział w Kongresie usługę tłumaczenia wykładów (tłumaczenie symultaniczne) możliwość zwiedzania strefy targowej, całodniowy catering oraz udział w kolacji VIP oraz Gali rozdania nagród konkursu „Market Roku 2023”. Uczestnikom przysługuje prawo do otrzymania materiałów konferencyjnych.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia zgłoszenia uczestnictwa bez podania przyczyny.
  4. Proforma Faktura jest wystawiana i wysyłana w formie elektronicznej po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego. Faktura rozliczeniowa będzie wystawiona po zaksięgowaniu wpłaty na koncie Organizatora.
  5. Wpłaty należy dokonać w terminie 7 dni od momentu wysłania zgłoszenia, ale nie później niż do dnia 12.05.2023 na konto: Wydawnictwo Gospodarcze, ul. Postępu 18b, 02-676 Warszawa, 28 1240 1037 1111 0010 5236 9572. Jako tytuł przelewu prosimy podać „RETAIL TRENDS 2023” oraz numer faktury.
  6. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału.
  7. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w terminie do 31.03.2023 r. Producent zobowiązuje się do pokrycia opłaty w wysokości 20% wartości udziału w Kongresie. W przypadku rezygnacji przez Producenta z uczestnictwa w Kongresie po 31.03.2023 r. wysokość opłaty jest równa 100% opłaty za udział.
  8. Nieobecność Producenta na Kongresie bez wcześniejszego zgłoszenia Organizatorowi, powoduje obciążenie Producenta pełnymi kosztami udziału.
  9. Udział w Kongresie w charakterze uczestnika bezpłatnego (w tym dla przedstawicieli sieci handlowych, hurtowni) jest bezpłatny pod warunkiem wyrażenia zgód marketingowych. Warunkiem bezpłatnego uczestnictwa w Kongresie jest wyrażenie wszystkich zgód marketingowych zaznaczonych jako wymaganych w formularzu rejestracyjnym. W przypadku odmowy wyrażenia zgód Uczestnik jest zobowiązany do poniesienia opłaty za uczestnictwo w Kongresie. Koszt udziału w przypadku odmowy wrażenia zgód marketingowych naliczany jest według cen kart wstępu dla producentów, dystrybutorów i dostawców usług, przedstawionego w § 3 Regulaminu. W tym wypadku należy zaznaczyć odpowiednie oświadczenie w formularzu.

§ 4. Realizacja usługi i zasady uczestnictwa w Kongresie w formie stacjonarnej

  1. Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu opłaty Uczestnik otrzyma potwierdzenie udziału w Kongresie na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym.
  2. Uczestnik zobowiązuje się do uczestniczenia w Kongresie zgodnie z przepisami prawa, nie naruszając praw oraz dobrego imienia osób trzecich.
  3. Uczestnik zobowiązany jest poruszać się po terenie Kongresu z identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu. Identyfikatory Uczestników, obejmujące dane takie jak: imię i nazwisko Uczestnika, jego stanowisko, nazwa reprezentowanego podmiotu, logo firmy, będą wydawana przy rejestracji na Kongres.
  4. Organizator może rejestrować, archiwizować i udostępniać przebieg Kongresu, w tym wizerunek oraz wypowiedzi Uczestników. Organizator może także rozpowszechniać wizerunek Uczestników w celach związanych z organizacją Kongresu oraz promocją Spółki i tego wydarzenia poprzez utrwalenie w formie fotografii i/lub nagrań wideo (w tym foto- i videorelacji z przebiegu Kongresu) oraz jego publikację w materiałach dotyczących organizacji i promocji Kongresu, takich jak:
    – imienne zaproszenia do udziału w Kongresie rozsyłane do uczestników,
    – mailingi, ulotki, informatory dotyczące wydarzenia,
    – strona internetowa oraz media społecznościowe Kongresu i/lub Spółki,
    – portal wiadomoscihandlowe.pl oraz czasopismo Wiadomości Handlowe.
    Wizerunek będzie wykorzystywany nieodpłatnie, bez ograniczeń, co do formy przedstawienia, ilości egzemplarzy, nośników jego użycia, miejsca i czasu publikacji, komentarza czy zestawienia z innymi wizerunkami lub materiałami. Uczestnik wyraża zgodę na powyższe działania Organizatora.
  5. Jeśli Uczestnik w czasie Kongresu ujawni informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa lub dane podlegające ochronie na podstawie odrębnych przepisów, zobowiązany jest poinformować o tym Organizatora. Do czasu podania takiej informacji Organizator jest uprawniony do podejmowania działań wskazanych w niniejszym paragrafie bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Uczestnika lub osób trzecich.
  6. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzania z ważnych powodów zmian w programie Kongresu lub warunkach jego organizacji, co nie będzie stanowiło naruszenia Regulaminu, a także możliwość odwołania  Kongresu.

§ 5 Reklamacje

  1. Uczestnik może zgłosić reklamacje związaną z realizacja usługi przez Organizatora. Reklamacja może być złożona w formie elektronicznej na adres kontakt@retailtrends.pl
  2. Osoba składająca reklamację powinna podać swoje dane, w tym dane kontaktowe oraz opis przyczyny będącego podstawą reklamacji. Reklamacje nie spełniające tych wymogów nie będą rozpatrywane.
  3. Organizator rozpatruje reklamację nie później niż w terminie 14 dni i udziela odpowiedzi na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu reklamacji.

§ 6. Własność intelektualna/Prawa autorskie

  1. Treści (prezentacje, nagrania wystąpień i prelekcji) prezentowane w ramach Platformy Online stanowią utwór w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2016 r., poz. 666 z późn. zm.), przeznaczone są do osobistego użytku Uczestnika. Uczestnicy nie ma prawa zwielokrotniania, powielania, rozpowszechniania, wprowadzania do obrotu ww. treści, ani udostępniania ich osobom trzecim.
  2. Uczestnikom nie przysługuje prawo do utrwalania w żadnej formie treści i przebiegu Kongresu bez pisemnej zgody Organizatora.
  3. Wszelkie prawa, w tym majątkowe prawa autorskie, prawa własności intelektualnej do: prezentowanych w ramach Kongresu materiałów, prezentacji, nagrań, prelekcji, nazw usług, domeny internetowej, Strony oraz zawartej na niej treści, w tym treści Webinarium oraz powiązanych materiałów, należą do Organizatora lub osób trzecich, a korzystanie z nich może następować wyłącznie za zgodą Organizatora lub osób trzecich. Uczestnik nie ma prawa zwielokrotniania, powielania, rozpowszechniania, wprowadzania do obrotu ww. treści, ani udostępniania ich osobom trzecim.

§ 7. Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych Uczestnika będącego osobą fizyczną oraz personelu i reprezentantów Uczestników w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenie o Ochronie Danych, z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) jest Organizator (dalej „Administrator”).
  2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem iod@wydawnictwogospodarcze.pl.
  3. Przetwarzanie danych osobowych będzie się odbywać w celu:
    • organizacji Kongresu – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy w przypadku stron umowy lub uzasadniony interes Administratora w pozostałych przypadkach (art. 6 ust. 1. lit. b lub lit. f RODO)
    • prowadzenia rachunkowości Administratora i rozliczeń podatkowych – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
    • prowadzenia działań marketingowych i promocji produktów i usług Administratora oraz podmiotów trzecich oraz udostępnienia danych tym podmiotom, w tym do profilowania – podstawą prawną jest wyrażona zgoda lub realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub podmiotu trzeciego (art. 6 ust. 1 a lub f RODO),
    Lista podmiotów współpracujących jest dostępna na zapytanie złożone pod adresem email: kontakt@kongresmiesny.pl, natomiast lista Partnerów Kongresu dostępna jest pod linkiem www.retailtrends.pl/partnerzy/.
    • rejestracji, przechowywania, udostępniania i rozpowszechniania przebiegu wydarzenia w formie obrazu i dźwięku, w tym także wypowiedzi i wizerunków Uczestników oraz ich przedstawicieli i personelu, a także rozpowszechniania tych materiałów – podstawą prawną jest akceptacja regulaminu oraz realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci promocji i archiwizacji (art. 6 ust. 1 b i f RODO),
    • obsługi organizacyjnej, administracyjnej, informatycznej i zabezpieczenia Kongresu, w tym kontaktowania się z Uczestnikami oraz ich przedstawicielami i personelem – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO),
    • dochodzenia i obrony przed roszczeniami oraz w celach archiwalnych – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO).
  4. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy, konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości udziału w Kongresie. Dane przedstawicieli i personelu uzyskaliśmy od Państwa pracodawców.
  5. Państwa dane osobowe mogą być wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania, w celu dopasowania przesyłanych ofert do Państwa preferencji.
  6. Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
    • w zakresie niezbędnym do realizacji umowy – przez okres jej trwania,
    • w zakresie danych rachunkowych i podatkowych – do upływu okresu przedawnienia zobowiązań skarbowych i księgowych związanych z dokumentacją rachunkową,
    • w zakresie wyrażonej zgody – do momentu jej wycofania.
    • w zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji tego interesu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.
    Po tych okresach będziemy przetwarzać dane do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z umowy lub przebiegu kontaktów służbowych.
  7. Odbiorcą danych mogą być:
    • podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, księgowe, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, agencje marketingowe, firmy cateringowe i organizujące kongres, usługi ochrony, zewnętrzni audytorzy, firmy doradcze i prawne), przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
    • niezależni zewnętrzni usługodawcy, dostawcy, partnerzy, (m.in. usług pocztowych i operacyjnych, finansowych i ubezpieczeniowych, zarządzania dokumentacją),
    • organy ścigania i organy państwowe, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
    • dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania oraz – w zakresie umowy i zgody – przenoszenia danych osobowych,
    • wycofania zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania z prawem, dokonanego przed jej wycofaniem,
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
    • wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
    W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Inspektorem Danych Osobowych za pośrednictwem adresu e-mail podanego powyżej.

§ 8. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej Organizatora w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie w dowolnej formie i na dowolnym nośniku.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Regulaminie. O treści zmian Regulaminu Organizator obwieszcza na stronie internetowej co najmniej 7 dni przed wejściem zmian w życie. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie 7 dni od opublikowania. Ponadto, Uczestnicy są informowani o każdej zmianie Regulaminu przez przesłanie informacji na adres e-mail podany w Formularzu zgłoszeniowym w terminie nie później niż na 7 dni przed dniem wejścia w życie zmiany Regulaminu. Jeżeli w terminie 7 dni od dnia doręczenia wiadomości e-mail, o której mowa w zdaniu poprzedzającym osoba nie poinformuje Organizatora o braku akceptacji zmiany Regulaminu, zostaje związana Regulaminem w nowym brzmieniu.
  3. Regulamin i stosunki umowne między Uczestnikiem a Organizatorem podlegają prawu polskiemu i zawierane są w języku polskim.
  4. W przypadku powstania sporu na gruncie zawartej umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną, strony będą dążyły do rozwiązania sprawy polubownie. Prawem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów powstałych na gruncie niniejszego Regulaminu jest prawo polskie.