Regulamin

REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONGRESIE RETAIL TRENDS 2026

Niniejszy Regulamin określa ogólne zasady organizacji i uczestnictwa w kongresie Retail Trends odbywającym się stacjonarnie w dniu 24.03.2026. Niniejszy Regulamin stanowi treść umowy zawieranej pomiędzy Organizatorem a Firmą. 

Przed złożeniem zamówienia należy uważnie przeczytać poniższy Regulamin. Dokonując rezerwacji Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu, rozumie i akceptuje jego treść i zobowiązuje się do jej przestrzegania.

 

§ 1. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

 

      1. Kongres – RETAIL TRENDS 2026

      1. Organizator – spółką „Wydawnictwo Gospodarcze Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” z siedzibą w Warszawie, pod adresem ul. Zygmunta Słomińskiego 17/58, 00-195 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000079655, NIP 525-22-27-438, REGON 017462693, o kapitale zakładowym 7.116.000,00 złotych,.

      1. Uczestnik – osoba fizyczna, która poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego i dokonanie zapłaty za bilety, nabywa – jako reprezentant Firmy – prawo do uczestnictwa w Kongresie, 

      1. Firma – przedsiębiorca , którego Uczestnik jest reprezentantem/przedstawicielem/pracownikiem i w imieniu którego Uczestnik nabywa prawo uczestnictwa w Kongresie, 

      1. Wystawca – podmiot organizujący stanowisko firmowe w ramach Kongresu, a także przedstawiciele i personel tego podmiotu,

      1. Partner – sponsor Kongresu,

      1. Prelegent – osoba fizyczna prowadząca prelekcję, wykład, prezentację lub inne spotkanie w ramach Kongresu.

      1. Uczestnik nieodpłatny – osoby uczestniczące w Kongresie nieodpłatnie na zaproszenie Organizatora, m.in. Prelegenci, przedstawiciele handlu (sieci drogeryjne, sieci handlowe, apteki)

      1. Formularz zgłoszeniowy – internetowy formularz rejestracji Uczestników w Kongresie,

      1. Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy

      1. Ustawa – ustawa o ochronie danych osobowych, z dnia 10 maja 2018 r.

    1. RODO – Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L z 2016 r. nr 119/1).

 

 

§ 2. Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie

 

      1. Uczestnik może wyrazić chęć wzięcia udziału w Kongresie za pomocą Formularza zgłoszeniowego umieszczonego na stronie internetowej https://retailtrends.conrego.app/bilety. W celu zgłoszenia uczestnictwa należy podać wymagane dane osobowe i kontaktowe Uczestnika oraz dane branżowe i biznesowe Firmy.

      1. Przed finalizacją zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie należy zapoznać się z Regulaminem i potwierdzić jego akceptację.

      1. Formularz zgłoszeniowy dotyczy zgłoszenia udziału jednej osoby. 

      1. Z zastrzeżeniem ust. 8, osoba podpisująca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że posiada stosowne umocowanie lub pełnomocnictwo do działania w imieniu i na rzecz Firmy, w imieniu której występuje, w szczególności do zawarcia umowy z Organizatorem. 

      1. Uczestnik podpisujący formularz zgłoszeniowy ma możliwość złożenia w imieniu reprezentowanej przez siebie Firmy oświadczeń o wyrażeniu zgód na prowadzenie marketingu bezpośredniego produktów i usług Organizatora i jego partnerów biznesowych, otrzymywanie drogą elektroniczną informacji handlowych od Organizatora i jego partnerów biznesowych, a także na udostępnienie danych osobowych do partnerów biznesowych. Wyrażenie zgód jest dobrowolne i nie warunkuje realizacji złożonego zamówienia.

      1. Po wysłaniu formularza zgłoszeniowego, na podany w tym formularzu adres poczty elektronicznej zostanie wysłane potwierdzenie zapisu na Kongres.

      1. Z zastrzeżeniem ust. 8, z chwilą wysłania wypełnionego formularza zgłoszeniowego do Organizatora dochodzi do zawarcia wiążącej umowy pomiędzy Organizatorem a Firmą w imieniu której działa Uczestnik o uczestnictwo Uczestnika w Kongresie, co jest równoznaczne z obowiązkiem zapłaty. 

      1. Organizator może zawierać z Partnerami, Wystawcami, Prelegentami i innymi szczególnymi kategoriami Uczestników odrębną umowę, na mocy której Organizator przyzna osobom fizycznym reprezentującym taki podmiot, bilety na Kongres. W przypadku zawarcia takiej umowy, wypełnienie Formularza zgłoszeniowego przez osoby uczestniczące w Kongresie na jej podstawie nie stanowi zawarcia odrębnej umowy, lecz jest warunkiem niezbędnym dla umożliwienia danej osobie otrzymania dokumentu uprawniającego ją do wstępu na teren Kongresu. Organizator może stworzyć specjalną funkcjonalność do rejestrowania się na Kongres osób, które bilet wstępu otrzymują na podstawie odrębnie zawartej umowy, o której mowa w niniejszym ustępie. Do osób dokonujących rejestracji na Kongres na podstawie umowy, o której mowa w niniejszym ustępie, niniejszy Regulamin stosuje się odpowiednio. 

      1. W wypadku nieprawidłowych lub niekompletnych danych podanych w formularzu zgłoszeniowym, Organizator skontaktuje się z Uczestnikiem w celu ich uzupełnienia. Nieuzupełnienie danych w terminie 7 dni od wezwania do uzupełnienia, uprawnia Organizatora do nierozpatrzenia formularza zgłoszeniowego lub odstąpienia od umowy.

      1. Zmiana przez Firmę zgłoszonego Uczestnika możliwa jest wyłącznie po uzgodnieniu z Organizatorem.

    1. Rezygnację z udziału należy przesyłać e-mailem na adres: [email protected] O dacie rezygnacji decyduje data doręczenia informacji. Rezygnacja z udziału w Kongresie rodzi konsekwencji finansowe określone w § 3 Regulaminu. 

 

 

§ 3. Cena i płatność za udział w Kongresie

 

      1. Cena biletu Standard obejmuje całodzienny udział w Kongresie, usługę tłumaczenia wykładów (tłumaczenie symultaniczne), możliwość zwiedzania strefy targowej oraz całodniowy catering. Uczestnikom przysługuje prawo do otrzymania materiałów konferencyjnych.

      1. Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia zgłoszenia uczestnictwa bez podania przyczyny.

      1. Faktura Proforma jest wystawiana i wysyłana w formie elektronicznej po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego. Faktura rozliczeniowa będzie wystawiona po zaksięgowaniu wpłaty na koncie Organizatora. W przypadku braku zaksięgowania wpłaty do dnia odbycia się Kongresu i niepojawienia się Uczestnika, który dokonał rejestracji, na Kongresie, faktura rozliczeniowa wystawiona zostanie w ciągu 7 dni od zakończenia Kongresu. 

      1. Wpłaty należy dokonać w terminie 7 dni od momentu wysłania zgłoszenia, ale nie później niż do dnia 23.03.2026 na konto: Wydawnictwo Gospodarcze Sp. z o.o., ul. Zygmunta Słomińskiego 17/58, 00-195 Warszawa, 28 1240 1037 1111 0010 5236 9572. Jako tytuł przelewu prosimy podać „RETAIL TRENDS 2026” oraz numer faktury proforma.

      1. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału i nie zwalnia Firmy z obowiązku zapłaty na rzecz Organizatora.

      1. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w terminie do 31.01.2026 r. (włącznie) Firma, którą reprezentuje Uczestnik, zobowiązuje się do pokrycia opłaty w wysokości 20% wartości udziału w Kongresie. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie po 31.01.2026 r. wysokość opłaty jest równa 100% opłaty za udział.

      1. Nieobecność Uczestnika na Kongresie bez wcześniejszego zgłoszenia Organizatorowi, powoduje obciążenie Firmy pełnymi kosztami udziału.

      1. W przypadku, w którym okaże się, że wbrew oświadczeniu z § 2 ust. 4 Regulaminu, Uczestnik nie posiadał umocowania do działania w imieniu Firmy wskazanej w formularzu zgłoszeniowym, za zapłatę całości opłat związanych z uczestnictwem w Kongresie odpowiedzialność względem Organizatora ponosi Uczestnik. 

    1. Udział w Kongresie w charakterze uczestnika bezpłatnego (przedstawicieli sieci handlowych) jest bezpłatny pod warunkiem wyrażenia zgód marketingowych. Warunkiem bezpłatnego uczestnictwa w Kongresie jest wyrażenie wszystkich zgód marketingowych zaznaczonych jako wymaganych w formularzu rejestracyjnym. W przypadku odmowy wyrażenia zgód Uczestnik jest zobowiązany do poniesienia opłaty za uczestnictwo w Kongresie. Koszt udziału w przypadku odmowy wyrażenia zgód marketingowych naliczany jest według cen kart wstępu dla producentów, dystrybutorów i dostawców usług, przedstawionego w § 3 Regulaminu. W tym wypadku należy zaznaczyć odpowiednie oświadczenie w formularzu.

 

 

§ 4. Realizacja usługi i zasady uczestnictwa w Kongresie w formie stacjonarnej

 

      1. Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu opłaty Uczestnik otrzyma potwierdzenie udziału w Kongresie na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym.

      1. Uczestnik zobowiązuje się do uczestniczenia w Kongresie zgodnie z przepisami prawa, nie naruszając praw oraz dobrego imienia osób trzecich.

      1. Uczestnik zobowiązany jest poruszać się po terenie Kongresu z identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu. Identyfikatory Uczestników, obejmujące dane takie jak: imię i nazwisko Uczestnika, jego stanowisko, nazwa reprezentowanego podmiotu (Firmy), logo Firmy, będą wydawane przy rejestracji na Kongres.

    1. Organizator może rejestrować, archiwizować i udostępniać przebieg Kongresu, w tym wizerunek oraz wypowiedzi Uczestników. Organizator może także rozpowszechniać wizerunek Uczestników w celach związanych z organizacją Kongresu oraz promocją Organizatora i tego wydarzenia poprzez utrwalenie w formie fotografii i/lub nagrań wideo (w tym foto- i videorelacji z przebiegu Kongresu) oraz jego publikację w materiałach dotyczących organizacji i promocji Kongresu, takich jak: 
          • imienne zaproszenia do udziału w Kongresie rozsyłane do uczestników, 

          • mailingi, ulotki, informatory dotyczące wydarzenia, 

          • strona internetowa oraz media społecznościowe Kongresu i/lub Organizatora, 

          • portal wiadomoscihandlowe.pl oraz czasopismo Wiadomości Handlowe. 

        • inne media stanowiące własność Organizatora. 

 

Wizerunek będzie wykorzystywany nieodpłatnie, bez ograniczeń, co do formy przedstawienia, ilości egzemplarzy, nośników jego użycia, miejsca i czasu publikacji, komentarza czy zestawienia z innymi wizerunkami lub materiałami. Uczestnik, dokonując rejestracji przez wypełnienie i wysłanie formularza zgłoszeniowego, wyraża na powyższe nieodpłatną i nieodwołalną zgodę.

 

      1. Jeśli Uczestnik w czasie Kongresu ujawni informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa lub dane podlegające ochronie na podstawie odrębnych przepisów, zobowiązany jest poinformować o tym Organizatora. Do czasu podania takiej informacji Organizator jest uprawniony do podejmowania działań wskazanych w niniejszym paragrafie bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Uczestnika lub osób trzecich.

    1. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzania z ważnych powodów zmian w programie Kongresu lub warunkach jego organizacji, co nie będzie stanowiło naruszenia Regulaminu, a także możliwość odwołania Kongresu.

 

 

§ 5 Reklamacje

 

      1. Uczestnik lub Firma mogą zgłosić reklamacje związaną z realizacją usługi przez Organizatora. Reklamacja może być złożona w formie elektronicznej na adres reklamacje(at)retailtrends.pl.

      1. Osoba składająca reklamację powinna podać swoje dane, w tym dane kontaktowe oraz opis przyczyny będącej podstawą reklamacji. Reklamacje nie spełniające tych wymogów nie będą rozpatrywane.

    1. Organizator rozpatruje reklamację nie później niż w terminie 14 dni i udziela odpowiedzi na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu reklamacji.

 

 

§ 6. Własność intelektualna/Prawa autorskie

 

      1. Organizator, na warunkach określonych w ofercie udziału w Kongresie, może udostępniać Uczestnikom materiały wizualne lub audio-wizualne na dedykowanej platformie, do której dostęp możliwy będzie po jego wykupieniu bądź udostępnieniu na innych zasadach (dalej jako: „Platforma Online”). 

      1. Treści (prezentacje, nagrania wystąpień i prelekcji) prezentowane w ramach Platformy Online stanowią utwory w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509 z późn. zm.) i treści te przeznaczone są wyłącznie do osobistego użytku Uczestnika. Uczestnicy nie mają prawa zwielokrotniania, powielania, rozpowszechniania, wprowadzania do obrotu ww. treści, ani udostępniania ich osobom trzecim.

      1. Uczestnikom nie przysługuje prawo do utrwalania w żadnej formie treści i przebiegu Kongresu bez pisemnej zgody Organizatora.

    1. Wszelkie prawa, w tym majątkowe prawa autorskie, prawa własności intelektualnej do: prezentowanych w ramach Kongresu materiałów, prezentacji, nagrań, prelekcji, nazw usług, domeny internetowej, treści stron internetowych Organizatora oraz powiązanych materiałów, należą do Organizatora lub osób trzecich, a korzystanie z nich może następować wyłącznie za zgodą Organizatora lub osób trzecich. Uczestnik nie ma prawa zwielokrotniania, powielania, rozpowszechniania, wprowadzania do obrotu ww. treści, ani udostępniania ich osobom trzecim.

 

 

§ 7. Ochrona danych osobowych

 

      1. Administratorem danych osobowych Uczestnika będącego osobą fizyczną oraz personelu i reprezentantów Uczestników w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenie o Ochronie Danych, z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) jest Organizator (dalej „Administrator”).

      1. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy kontaktować się drogą elektroniczną na adres: [email protected], bądź drogą telefoniczną pod numerem telefonu +48 533 306 967.

    1. Przetwarzanie danych osobowych będzie się odbywać w celu:
          • organizacji Kongresu – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy w przypadku stron umowy lub uzasadniony interes Administratora w pozostałych przypadkach (art. 6 ust. 1. lit. b lub lit. f RODO),

          • prowadzenia rachunkowości Administratora i rozliczeń podatkowych – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

          • prowadzenia działań marketingowych i promocji produktów i usług Administratora oraz podmiotów trzecich oraz udostępnienia danych tym podmiotom, w tym do profilowania – podstawą prawną jest wyrażona zgoda lub realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub podmiotu trzeciego (art. 6 ust. 1 a lub f RODO), Lista podmiotów współpracujących jest dostępna na zapytanie złożone pod adresem email: [email protected], natomiast lista Partnerów Kongresu dostępna jest pod linkiem https://retailtrends.pl/partnerzy/,

          • rejestracji, przechowywania, udostępniania i rozpowszechniania przebiegu wydarzenia w formie obrazu i dźwięku, w tym także wypowiedzi i wizerunków Uczestników oraz ich przedstawicieli i personelu, a także rozpowszechniania tych materiałów – podstawą prawną jest akceptacja regulaminu oraz realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci promocji i archiwizacji (art. 6 ust. 1 b i f RODO),

          • obsługi organizacyjnej, administracyjnej, informatycznej i zabezpieczenia Kongresu, w tym kontaktowania się z Uczestnikami oraz ich przedstawicielami i personelem – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO),

        • dochodzenia i obrony przed roszczeniami oraz w celach archiwalnych – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO).

 

 

      1. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy, konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości udziału w Kongresie. Dane przedstawicieli i personelu uzyskaliśmy od Państwa pracodawców.

      1. Państwa dane osobowe mogą być wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania, w celu dopasowania przesyłanych ofert do Państwa preferencji.

      1. Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
            • w zakresie niezbędnym do realizacji umowy – przez okres jej trwania,

            • w zakresie danych rachunkowych i podatkowych – do upływu okresu przedawnienia zobowiązań skarbowych i księgowych związanych z dokumentacją rachunkową,

            • w zakresie wyrażonej zgody – do momentu jej wycofania.

          • w zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji tego interesu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu. Po tych okresach będziemy przetwarzać dane do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z umowy lub przebiegu kontaktów służbowych.

      1. Odbiorcą danych mogą być:
            • podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, księgowe, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, agencje marketingowe, firmy cateringowe i organizujące kongres, usługi ochrony, zewnętrzni audytorzy, firmy doradcze i prawne), przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,

            • niezależni zewnętrzni usługodawcy, dostawcy, partnerzy, (m.in. usług pocztowych i operacyjnych, finansowych i ubezpieczeniowych, zarządzania dokumentacją),

          • organy ścigania i organy państwowe, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

    1. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
          • dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania oraz – w zakresie umowy i zgody – przenoszenia danych osobowych,

          • wycofania zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania z prawem, dokonanego przed jej wycofaniem,

          • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora;

        • wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO. W Polsce tym organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

 

§ 8. Postanowienia końcowe

 

      1. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej Organizatora w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie w dowolnej formie i na dowolnym nośniku.

      1. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Regulaminie. O treści zmian Regulaminu Organizator obwieszcza na stronie internetowej co najmniej 7 dni przed wejściem zmian w życie. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie 7 dni od opublikowania. Ponadto, Uczestnicy są informowani o każdej zmianie Regulaminu przez przesłanie informacji na adres e-mail podany w Formularzu zgłoszeniowym w terminie nie później niż na 7 dni przed dniem wejścia w życie zmiany Regulaminu. Jeżeli w terminie 7 dni od dnia doręczenia wiadomości e-mail, o której mowa w zdaniu poprzedzającym osoba nie poinformuje Organizatora o braku akceptacji zmiany Regulaminu, zostaje związana Regulaminem w nowym brzmieniu.

      1. Regulamin i stosunki umowne między Uczestnikiem/Firmą a Organizatorem podlegają prawu polskiemu i zawierane są w języku polskim.

    1. Prawem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów powstałych na gruncie niniejszego Regulaminu jest prawo polskie.

 

Zobacz jak wygląda kongres Retail Trends

Poznaj tegorocznych Prelegentów