Administrator i Inspektor danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych, z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) jest Wydawnictwo Gospodarcze Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Postępu 18b, 02-676 Warszawa, KRS 0000079655, NIP: 525-22-27-438, REGON: 017462693. (dalej „Administrator”).

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem: iod@wydawnictwogospodarcze.pl

Jak dbamy o przetwarzanie Twoich danych

Aby sprostać wymogom prawa opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia, jak m.in.:

  • ochrona danych w fazie projektowani i domyślna ochrona danych,
  • ocena skutków dla ochrony danych,
  • notyfikacja naruszeń,
  • retencja danych,
  • realizacja praw osób, których dane dotyczą.

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki rynkowe.

Cele przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych będzie się odbywać w celu:

•      organizacji Kongresu – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy w przypadku stron umowy lub uzasadniony interes Administratora w pozostałych przypadkach (art. 6 ust. 1. lit. b lub lit. f RODO)

•      prowadzenia rachunkowości Administratora i rozliczeń podatkowych – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

•      prowadzenia działań marketingowych i promocji produktów i usług Administratora oraz podmiotów trzecich oraz udostępnienia danych tym podmiotom, w tym do profilowania – podstawą prawną jest wyrażona zgoda lub realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub podmiotu trzeciego (art. 6 ust. 1 a lub f RODO),

Lista podmiotów współpracujących jest dostępna na zapytanie złożone pod adresem email: KONTAKT@RETAILTRENDS.PL, natomiast lista Partnerów RETAIL TRENDS 2022 dostępna jest pod linkiem [xxx],

•      rejestracji, przechowywania, udostępniania i rozpowszechniania przebiegu wydarzenia w formie obrazu i dźwięku, w tym także wypowiedzi i wizerunków Uczestników oraz ich przedstawicieli i personelu, a także rozpowszechniania tych materiałów  – podstawą prawną jest akceptacja regulaminu oraz realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci promocji i archiwizacji (art. 6 ust. 1 b i f RODO),

•      obsługi organizacyjnej, administracyjnej, informatycznej i zabezpieczenia Kongresu, w tym kontaktowania się z Uczestnikami oraz ich przedstawicielami i personelem – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO),

•      dochodzenia i obrony przed roszczeniami oraz w celach archiwalnych – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 f RODO).

Zasady pobierania i przetwarzania danych

Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy, konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości udziału w Kongresie. Dane przedstawicieli i personelu uzyskaliśmy od Państwa pracodawców.

Państwa dane osobowe mogą być wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania, w celu dopasowania przesyłanych ofert do Państwa preferencji.

Okresy retencji

Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane zanonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. Usuwanie danych osobowych jest całkowite i trwałe. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum. Polityka retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:

•   w zakresie niezbędnym do realizacji umowy – przez okres jej trwania,

•   w zakresie danych rachunkowych i podatkowych – do upływu okresu przedawnienia zobowiązań skarbowych i księgowych związanych z dokumentacją rachunkową,

•   w zakresie wyrażonej zgody – do momentu jej wycofania.

•   w zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji tego interesu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

Po tych okresach będziemy przetwarzać dane do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z umowy lub przebiegu kontaktów służbowych.

Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

•   dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania oraz – w zakresie umowy i zgody – przenoszenia danych osobowych,

•   wycofania zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania z prawem, dokonanego przed jej wycofaniem,

•   wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora;

•   wniesienia   skargi   do  organu   nadzorczego   gdy   uzna   Pani/Pan, iż przetwarzanie  danych  osobowych  Pani/Pana  dotyczących  narusza  przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Inspektorem Danych Osobowych za pośrednictwem adresu e-mail podanego powyżej.

Jak będziemy się z Tobą kontaktować po złożeniu żądania

Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Twoją tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.

W jakim terminie spełnimy Twoje żądanie

Informacji staramy się udzielać bez zbędnej zwłoki – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania, poinformujemy Cię o podjętych działaniach i (w stosownych przypadkach) o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.

Upoważnienia

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Twoich danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

Podwykonawcy/podmioty przetwarzające i odbiorcy danych:

Jeżeli współpracujemy z podmiotami, które w naszym imieniu przetwarzają dane osobowe, korzystamy wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

Szczegółowo sprawdzamy podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych. Zawieramy z nimi szczegółowe umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią takie umowy i przepisami prawa.

Usługodawca może udostępniać dane użytkowników w przypadku, gdy:

  • obowiązek udostępnienia danych osobowych wynika z obowiązujących przepisów prawa lub gdy przekazanie danych służy celom ochrony praw Usługodawcy lub rozstrzyganiu sporów; lub
  • użytkownik wyraził zgodę na przekazanie danych osobowych osobom trzecim.

Twoje dane mogą być, w niektórych przypadkach przekazywane do odbiorców z grupy wydawniczej, w skład której wchodzi Wydawnictwo Gospodarcze. Są to spółki:

  • LPV GmbH, Am Hammergraben 14, 56567 Neuwied, Niemcy;
  • REGAL, Verlagsgesellschaft mbH, Florido Tower, Floridsdorfer Hauptstraße 1, A-1210 Wien;
  • Polskie Wydawnictwo Rolnicze Sp. z o.o., ul. Metalowa 5, 60-118 Poznań;
  • Hortpress Sp. z o.o., ul. Wołoska 7, 02-675 Warszawa.

Usługodawcę zastrzega jednocześnie, że dane osobowe oraz dane, inne niż dane osobowe zostaną udostępnione osobom trzecim, przy pomocy których Usługodawcę wykonuje funkcje adekwatne dla świadczenia usług w ramach Kongresu. 

Odbiorcą danych mogą być:

•   podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, księgowe, usługi archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentów, agencje marketingowe, firmy cateringowe i organizujące kongres, usługi ochrony, zewnętrzni audytorzy, firmy doradcze i prawne), przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,

•   niezależni zewnętrzni usługodawcy, dostawcy, partnerzy, (m.in. usług pocztowych i operacyjnych, finansowych i ubezpieczeniowych, zarządzania dokumentacją),

•   organy ścigania i organy państwowe, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

Lista podmiotów współpracujących jest dostępna pod następującym adresem: https://retailtrends.pl/partnerzy/

Pliki cookie

Pliki „cookie” to niewielkie pliki zapisywane na Twoim komputerze, w którym przechowywane są ustawienia i inne informacje używane na odwiedzanych przez Ciebie stronach. Pliki cookie mogą zawierać ustawienia witryn lub być używane do śledzenia interakcji użytkowników z witryną. Usługodawcę stosuje pliki cookie, które umożliwiają podnoszenie jakości świadczonych usług dzięki przechowywaniu i przetwarzaniu informacji o preferencji Użytkowników.

W plikach cookie mogą być przechowywane preferencje Użytkownika i inne informacje, przy czym warunkiem działania plików cookie jest zawsze ich akceptacja przez przeglądarkę oraz nieusuwanie z dysku. W ustawieniach przeglądarki można wybrać opcję odrzucania plików cookie lub sygnalizowania, że plik cookie został przesłany. Strona lub jego elementy mogą bez plików cookie nie działać poprawnie. Usługodawcę gromadzi informacje z plików cookie na własny użytek.

Usługodawcę informuje jednak, że również osoby trzecie (dostawcy oprogramowania) mogą używać pliku cookie. Pliki cookie nie identyfikują danych osobowych Użytkownika, nie mają wpływu na funkcjonowanie urządzenia końcowego lub jego oprogramowania. Plik cookie stanowi łańcuch znaków, który jest wysyłany z systemu teleinformatycznego Usługodawcy do komputera Użytkownika podczas wywołania przez przeglądarkę strony internetowej.

Rodzaje plików cookie – sesyjne:

  • przechowuje identyfikator sesji. Jest niezbędny do sprawdzenia, czy odwiedzający nie jest automatycznym skryptem wypełniającym formularz;
  • przechowuje identyfikator sesji. Jest niezbędny do przechowania informacji o fakcie korzystania przez danego Użytkownika;
  • przechowuje na czas sesji informacje o wersji używanej przez Użytkownika przeglądarki i jej wersji językowej;
  • przechowuje identyfikator sesji. Jest niezbędny w komunikacji z serwerem. Umożliwia pracę z oprogramowaniem.